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記憶力の低下が気になるアラフォー男の備忘録

Redmineで残業申請ワークフロー

目次

参考書籍

引き続き、以下を参照。

入門Redmine 第5版

入門Redmine 第5版

背景など

勤務管理の厳正化が叫ばれる昨今、所属する会社でも残業申請が行わている。 概ね、以下のような残業申請の形態(一応システム会社)。

  • 基本Excelでの申請台帳形式
  • 申請者が事前にExcelに以下の内容を入力する。
    • ①申請日・②時間・③残業予定時間・④概要・⑤内容。
  • 申請者が上司にメールする。
  • 上司が内容を確認し、承認/却下とその理由も添えてExcelに記載し、回答する。
  • 事後申請の場合は、申請者がその旨記載し、入力する。

こんなイメージの申請台帳

上記は、いろいろな問題をはらんでいるものの最大の問題が、

Excelの台帳を誰かが開きっぱなしにすると、申請自体ができない」

という最も単純かつ根本的な問題に行きつき、そのわずらわしさから、申請自体がおざなりになるという事態が頻発。

改善点

上述の申請方法の改善を踏まえ、やりたいのは、概ね以下のようなもの。

  • Excelに変わるいつでも申請できるインターフェースを備えている。
  • 凝ったことではなく、手軽さ・シンプルさを優先する。
  • 基本的に、無料。
  • ちょっとしたワークフロー(もどき含む)を回せる。
  • 申請の状況を一覧で把握できる。
  • 事後的に、申請状況を統計・レポート化できる。

Redmineで残業申請

当初、BPMN 製品である以下の製品を調査したものの、

https://www.activiti.org/

Bonita BPMの概要 – Bonita BPM 日本語ドキュメント

どれも、機能豊富すぎて、少し手軽さに欠けたのと、 自分自身使い方もよくわからなかったため、断念。

そんな折、まさに、求めていることをやっている偉大な先人の記事を 見つけたので、記事を参考にRedmineを使い、検証をしてみることに。

Redmineで残業申請をしてみる

Redmineの設定について

以下の設定を行う。

  • プロジェクトは「勤務管理」プロジェクト
  • トラッカーとして、「残業申請(事前)」・「残業申請(事後)」を設定
  • 「残業申請(事前)」のステータス遷移は基本的に下記の通り。
    • ①[申請者]新規
    • ②[申請者]申請中
    • ③[承認者]承認or却下
    • ④[申請者]完了
    • ⑤[承認者]確認
  • 「残業申請(事後)」のステータス遷移は基本的に下記の通り。
    • ①[申請者]新規
    • ②[申請者]事後申請
    • ③[承認者]確認

申請/承認画面

申請/承認画面は若干のカスタムフィールドを追加したうえで、以下のよう感じ。

登場人物

ここで、検証するために以下のユーザーを用意する。

ユーザーID ユーザー名称 権限
manager 管理者 太郎 承認者
staff 担当者 次郎 申請者

承認のワークフロー(もどき)

  • 事前申請用のトラッカーに申請者用のステータス設定を行い、初期値は「申請中」・管理者の承認後は、「完了」ステータスに変更可能。
  • 事後申請用のトラッカーに申請者用のステータス設定を行い、「事後申請」ステータスのみ変更可能。
  • 事前申請用のトラッカーおよび事後申請用のトラッカーについて、承認者はすべてのステータス変更が可能。

ステータスマトリックスは、下記の感じ。

事前申請(例)

まずは、申請者でログインする。

該当のプロジェクト(ここでは[勤務管理])を選択。

事前申請のフォームに事前申請内容を登録し、チケット作成

チケットが「申請中」で登録された

承認者でログインする。

事前申請の「未完了」クリック

登録された事前申請をクリック

承認を選択する。

承認登録する。

承認済みとして登録。

再度、申請者でログインし、該当の申請をクリックする。

予定通り、作業が完了して旨の理由及び、作業実績時間を 入力し、「完了」ステータスに変更する。

最終的な履歴。

事後申請(例)

申請者が「事後申請」ステータスにして、事後申請。

承認者が、「完了」ステータスにして、事後申請についてチクリと理由を登録する。

上記のように、RedMine使えば、Excel勤務管理台帳の代替以上のことができそう。