Redmineで残業申請ワークフロー
目次
参考書籍
引き続き、以下を参照。
- 作者: 前田剛
- 出版社/メーカー: 秀和システム
- 発売日: 2016/12/02
- メディア: 単行本
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背景など
勤務管理の厳正化が叫ばれる昨今、所属する会社でも残業申請が行わている。 概ね、以下のような残業申請の形態（一応システム会社）。
- 基本Excelでの申請台帳形式
- 申請者が事前にExcelに以下の内容を入力する。
- ①申請日・②時間・③残業予定時間・④概要・⑤内容。
- 申請者が上司にメールする。
- 上司が内容を確認し、承認/却下とその理由も添えてExcelに記載し、回答する。
- 事後申請の場合は、申請者がその旨記載し、入力する。
こんなイメージの申請台帳
上記は、いろいろな問題をはらんでいるものの最大の問題が、
「Excelの台帳を誰かが開きっぱなしにすると、申請自体ができない」
という最も単純かつ根本的な問題に行きつき、そのわずらわしさから、申請自体がおざなりになるという事態が頻発。
改善点
上述の申請方法の改善を踏まえ、やりたいのは、概ね以下のようなもの。
- Excelに変わるいつでも申請できるインターフェースを備えている。
- 凝ったことではなく、手軽さ・シンプルさを優先する。
- 基本的に、無料。
- ちょっとしたワークフロー（もどき含む）を回せる。
- 申請の状況を一覧で把握できる。
- 事後的に、申請状況を統計・レポート化できる。
Redmineで残業申請
当初、BPMN 製品である以下の製品を調査したものの、
Bonita BPMの概要 – Bonita BPM 日本語ドキュメント
どれも、機能豊富すぎて、少し手軽さに欠けたのと、 自分自身使い方もよくわからなかったため、断念。
そんな折、まさに、求めていることをやっている偉大な先人の記事を 見つけたので、記事を参考にRedmineを使い、検証をしてみることに。
Redmineの設定について
以下の設定を行う。
- プロジェクトは「勤務管理」プロジェクト
- トラッカーとして、「残業申請（事前）」・「残業申請（事後）」を設定
- 「残業申請（事前）」のステータス遷移は基本的に下記の通り。
- ①[申請者]新規
- ②[申請者]申請中
- ③[承認者]承認or却下
- ④[申請者]完了
- ⑤[承認者]確認
- 「残業申請（事後）」のステータス遷移は基本的に下記の通り。
- ①[申請者]新規
- ②[申請者]事後申請
- ③[承認者]確認
申請/承認画面
申請/承認画面は若干のカスタムフィールドを追加したうえで、以下のよう感じ。
登場人物
ここで、検証するために以下のユーザーを用意する。
| ユーザーID | ユーザー名称 | 権限 |
|---|---|---|
| manager | 管理者 太郎 | 承認者 |
| staff | 担当者 次郎 | 申請者 |
承認のワークフロー（もどき）
- 事前申請用のトラッカーに申請者用のステータス設定を行い、初期値は「申請中」・管理者の承認後は、「完了」ステータスに変更可能。
- 事後申請用のトラッカーに申請者用のステータス設定を行い、「事後申請」ステータスのみ変更可能。
- 事前申請用のトラッカーおよび事後申請用のトラッカーについて、承認者はすべてのステータス変更が可能。
ステータスマトリックスは、下記の感じ。
事前申請（例）
まずは、申請者でログインする。
該当のプロジェクト（ここでは[勤務管理]）を選択。
事前申請のフォームに事前申請内容を登録し、チケット作成
チケットが「申請中」で登録された
承認者でログインする。
事前申請の「未完了」クリック
登録された事前申請をクリック
承認を選択する。
承認登録する。
承認済みとして登録。
再度、申請者でログインし、該当の申請をクリックする。
予定通り、作業が完了して旨の理由及び、作業実績時間を
入力し、「完了」ステータスに変更する。
最終的な履歴。
事後申請（例）
申請者が「事後申請」ステータスにして、事後申請。
承認者が、「完了」ステータスにして、事後申請についてチクリと理由を登録する。
